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¿Está soportada la legislación de mi país?

Para abarcar el mayor número de países posibles, la aplicación permite configurar varios parámetros que varían en función de la legislación. Por ejemplo,

• Qué días de la semana se consideran hábiles para el cómputo de vacaciones.
• Si los festivos se consideran o no hábiles para el cómputo de vacaciones.
• El número de días de vacaciones, que puede variar por empleado y por ejercicio (en muchos países la antigüedad proporciona días adicionales).

Orientativamente, también puede usar la lista de países en los que ya hay usuarios de 23Robots.

¿Puedo exportar mis datos?

Por supuesto. Los administradores pueden descargarse todos los datos de vacaciones en ficheros de texto.

La descarga de datos está disponible haciendo clic en el botón Exportación en el menú superior.

¿Qué hago si he perdido mi contraseña?

El sistema le permite restablecer el acceso con una nueva contraseña de su elección.

1. Haga clic en el botón Iniciar sesión para navegar a la página de acceso a la aplicación.
2. Haga clic en el enlace que dice "Si ha olvidado su contraseña...", que encontrará en letra pequeña debajo del campo de entrada de la contraseña.
3. Introduzca la dirección de correo con la que está dado de alta en el sistema, y haga clic en Procesar.
4. El sistema le enviará un correo a la dirección del paso anterior, con un enlace. Haga clic en el enlace.
5. Introduzca su nueva contraseña, y haga clic en Restablecer.

¿Cómo puedo añadir o quitar días a un empleado en particular?

Puede añadir o quitar días al balance de cualquier empleado. Le recomendamos que utilice el campo de comentarios para explicar el motivo del cambio. De esta forma, quedará constancia no sólo de quién hizo el ajuste sino también de la causa.

1. Haga clic en Empleados.
2. Pulse el botón Ver ficha del empleado en cuestión.
3. Haga clic en Balance.
4. Haga clic en Añadir/quitar días.
5. Utilice el campo de alcance para indicar si el cambio afecta a múltiples ejercicios o sólo a uno.

El sistema le permite aplicar el cambio sólo a un ejercicio, o a un ejercicio y todos los posteriores. La primera opción es útil para tratar eventos esporádicos (por ejemplo, en algunos países los empleados obtienen días adicionales por funerales o mudanzas). La segunda opción es útil especialmente en países donde los empleados ganan días en función de su antigüedad en la empresa.

¿Cómo puedo pasar los días libres sobrantes de los empleados desde un ejercicio al siguiente?

Aprovechando la funcionalidad de traspasar días sobrantes, podrá mover todos o parte de los días no utilizados de un ejercicio al siguiente.

1. Haga clic en el botón Administración del menú superior.
2. Haga clic en el botón Configurar del cuadro de "Ejercicios".
3. Haga clic en el botón Ver ficha del ejercicio en el que sobran días.
4. Haga clic en el botón Listado de balances.
5. Pulse el botón Traspasar días sobrantes. Si no hay empleados con días disponibles, el botón no estará presente.
6. Si desea poner un límite al número de días que quiere que se traspasen, introdúzcalo en el campo de límite. Si no, déjelo en blanco.
7. Pulse el botón de Traspasar.

El sistema traspasará los días sobrantes de todos los empleados en ese ejercicio al balance del ejercicio siguiente. Todos los empleados cuyo balance se vea afectado recibirán un aviso por correo, con copia al administrador.

Recuerde que el sistema le permite activar el envío automático al inicio de cada ejercicio de un informe con la lista de empleados con días sobrantes del ejercicio anterior.

¿Qué pasa si en mi país el número de días cambia con la antigüedad de los empleados?

Nuestro servicio dispone de varias funcionalidades específicas para el caso en que la antgüedad influye en el número de días de vacaciones disponibles.

1. En la ficha de cada empleado figura un campo con la fecha de incorporación. Si lo introduce, el sistema mantendrá siempre al día la antigüedad de los empleados.
2. El sistema mantiene en su base de datos una tabla por país con los días ganados por cada año de antigüedad. Deduce el país de su organización a partir de la zona horaria.
3. El sistema le proporciona dos notificaciones automáticas relativas a la antigüedad de sus empleados. Puede activar ambas, una cualquiera, o ninguna.
   1. Puede configurar que el sistema le envíe un correo electrónico al principio de cada ejercicio con una lista de los empleados cuya antigüedad cambiará de forma relevante durante ese ejercicio.
   2. Puede configurar que el sistema le envíe un correo electrónica en la fecha en la que la antigüedad de un empleado le proporciona días adicionales.
4. Finalmente, también dispone de un asistente que calcula los días extra de todos los empleados en un ejercicio y le permite añadirlos con un sólo clic.

¿Se pueden registrar vacaciones en el pasado?

Sí, pero con dos limitaciones.

• Sólo pueden hacerlo los usuarios con perfil de administrador.
• La aplicación no permite introducir vacaciones con anterioridad al año 2000.

Para registrar vacaciones,

1. Haga clic en Empleados.
2. Pulse el botón Ver ficha del empleado en cuestión.
3. Haga clic en Balance.
4. Haga clic en Registrar vacaciones.

Si desea registrar vacaciones anteriores al ejercicio en el que se dió de alta en la aplicación, deberá crear usted manualmente el ejercicio y el balance de los empleados que estuviesen presentes en ese tiempo.

1. Haga clic en Administración.
2. Haga clic en el botón Configurar del panel de ejercicios.
3. Haga clic en el botón Crear ejercicio X hasta que en la lista figure el ejercicio en el que desea registrar vacaciones.
4. Para cada empleado presente en el ejercicio que acaba de añadir, deberá crear el balance correspondiente.
   1. Haga clic en Empleados en el menú superior.
   2. Haga clic en Ver ficha del empleado en cuestión.
   3. Haga clic en Balance.
   4. Haga clic en Añadir balance X hasta que se haya creado el balance del ejercio en el que desea registrar vacaciones.

¿Qué quiere decir que un ejercicio está cerrado?

Que no se pueden solicitar vacaciones en el ejercicio. Sólo los administradores pueden abrir ejercicios.

El sistema crea ejercicios automáticamente, con un año de antelación. Pero los crea cerrados, para que sean los administradores quienes puedan controlar cuándo se puede empezar a solicitar vacaciones (por ejemplo, no antes de que el administrador haya definido los días festivos).

Para abrir un ejercicio,

1. Haga clic en Administración.
2. Haga clic en el botón Configurar de la ventana "Ejercicios".
3. Localice el ejercicio que quiere abrir en la lista, y pulse Ver ficha.
4. Haga clic en Abrir.
5. Al ser una operación no reversible, el sistema le pedirá que confirme que desea abrir el ejercicio.

¿De qué sirve introducir en el sistema los días festivos?

En primer lugar, para que todos los empleados tengan acceso al calendario de días festivos.

En segundo lugar, para que el sistema pueda, opcionalmente, descartar los festivos a la hora de calcular la duración de las vacaciones.

Por ejemplo, si el próximo 10 de Enero fuese miércoles y festivo, y alguien solicitase 2 días empezando el martes 9, el sistema asignaría los días de la solicitud al 9 y 11 de enero, siempre y cuando algún administrador hubiese configurado los festivos como días no hábiles.

¿Cómo puedo integrar el software de calendario de mi empresa con 23Robots?

Opcionalmente, nuestro sistema permite integrarse con cualquier aplicación de calendario que soporte el estándar iCalendar/RFC5545. La mayoría de aplicaciones de calendario lo soportan, incluyendo Outlook, Google Calendar, Lotus Notes y Apple Calendar.

El funcionamiento es sencillo: una vez activada esta funcionalidad, cada vez que se aprueban las vacaciones de un empleado éste recibe una "invitación" en su agenda. Al aceptarla, quedan marcados los días de sus vacaciones en su agenda como una cita. Asímismo, si las vacaciones se borran o cancelan el sistema envía un aviso de cancelación. De esta forma, ambos calendarios quedan siempre sincronizados.

Cualquier administrador puede activar la integración con unos pocos clics.

1. Haga clic en Administración.
2. Haga clic en el botón Configurar del panel Notificaciones.
3. Active la casilla Integración con calendarios externos.
4. Haga clic en el botón de Actualizar.

¿Cómo puedo integrar mi software ERP con 23Robots?

Depende de su ERP, pero nuestra recomendación es aprovechar nuestra funcionalidad de descarga de datos en ficheros de texto. La mayoría de sistemas de ERP ofrecen vías para importar datos en formato de fichero de texto.

Puede descargar los datos de nuestra aplicación haciendo click en el botón Exportación del menú superior.

¿Puedo evaluar el sistema gratuitamente?

Por supuesto, usando el plan Starter, que es el que el sistema asigna a todas las nuevas inscripciones. La única limitación es el número de usuarios, pero es suficiente para que pueda evaluar todas las capacidades del sistema sin compromiso.

¿Qué diferencias hay entre los planes Starter, Standard y Corporate?

Sólo dos, el número máximo de empleados y el precio. El plan Starter es gratuito, pero tiene un límite de 15 empleados. El plan Standard tiene un coste mensual, pero admite hasta 300 empleados. Y el plan Corporate no tiene límite de empleados.